De 21 eeuwse vaardigheden van de assistent

Carrière, Planning & Prioriteren, Werktips

Tijdens het surfen op het Internet stuit ik ineens steeds vaker op het begrip “21-eeuwse vaardigheden”. De term wordt tegenwoordig vooral gebruikt in het (basis)onderwijs, met name bij scholen die uitgaan van het principe Individuele Talentontwikkeling.

Het spreekt mij direct aan als ik het lees! En waarom? Ik zie eigenlijk alleen maar overeenkomsten met het werk van de assistent en hoe deze functie zich in de laatste decennia ontwikkeld heeft! Ik ken vrijwel geen assistent meer die niet aansluit op de 21-eeuwse vaardigheden.

Assistenten waren altijd al ‘alleskunners’ en weten zich ook nu prima te redden in deze 21e eeuw. Om te weten wat onder Vaardigheden van de 21e eeuw verstaan wordt en hoe jij als assistent hier zo goed op aansluit, heb ik deze 21 eeuwse vaardigheden voor je opgezocht en erbij benoemd hoe de assistent van nu daarop ingespeeld is 😉 . Weet dus hoe waardevol jij bent in deze 21e eeuw!

#1. Communicatie & sociale vaardigheden

Wat wordt ermee bedoeld?
Het luisteren, begrijpen en in de context plaatsen van informatie en het effectief werken met mensen van verschillende achtergronden.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Duidelijk en nauwgezet in zijn/ haar communicatie
  • Goede verslaglegging van meetings/ werkgroepen
  • Organisatie sensitief

#2. Samenwerken

Wat wordt ermee bedoeld?
Het doelgericht werken in of met een team en omgaan met conflicten.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Is de spil en de vraagbaak van de organisatie
  • Heeft een portaalfunctie voor de ondersteunende leidinggevende
  • Kan zin/ haar grenzen duidelijk en helder aangeven
  • Is gezond assertief en toch flexibel en vriendelijk
  • Neemt een professionele werkhouding aan

Lees ook mijn blogpost over verbindend communiceren

#3. Zelfregulering

Wat wordt ermee bedoeld?
Het zelfstandig handelen in afstemming op een taak, omgeving en eigen capaciteiten.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Zeer zelfstandig in het oppakken van zijn/ haar taken, heeft geen toezicht nodig voor het uitvoeren van taken
  • Kan zelf prioriteiten stellen aan taken en tijd inschatten
  • Werkt met regelmaat op afstand, omdat hij/zij opdrachten zelfstandig kan uitvoeren

Met de dagplanner van TOP Assistent, is prioriteren super makkelijk! Je vindt ‘m in de shop!

#4. Kritisch denken

Wat wordt ermee bedoeld?
Het zelfstandig komen tot beargumenteerde afwegingen en beslissingen.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Heeft inzicht in het belang van de organisatie en kan daardoor goed prioriteren
  • Geeft leidinggevende suggesties bij bepaalde onderwerpen
  • Strategisch sparringpartner van leidinggevende

#5. Creatief denken

Wat wordt ermee bedoeld?
Het bedenken van nieuwe innovatieve manieren om vraagstukken te beantwoorden.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Ad-hoc werkzaamheden uitvoeren
  • Rapportages uitwerken
  • Presentaties uitwerken
  • Contentbeheer
  • Oplossingsgericht werken
  • Complex agendabeheer

#6. Problemen oplossen

Wat wordt ermee bedoeld?
Het herkennen van een probleem en tot een plan komen om deze op te lossen.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Het oplossen van conflicten in de agenda ofwel het omzetten van afspraken
  • Het oplossen van problemen bij facilitaire zaken

#7. Computational thinking

Wat wordt ermee bedoeld?
Het herformuleren van problemen, zodat het mogelijk wordt deze met computertechnologie op te lossen.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Het digitailiseren van het archief
  • Het digitaal aanbieden van stukken via vergaderprogramma’s zoals I-Babs ed
  • Het inzetten van diverse apps en methodes om efficiëntie te verbeteren
  • Het digitaal bijhouden van gegevens (klanten bestand, HR, ed)

#8. Informatievaardigheden

Wat wordt ermee bedoeld?
Het scherp kunnen formuleren en analyseren van informatie en deze op betrouwbaarheid controleren.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Verslaglegging/ notuleren van vergaderingen en (eigen) acties kunnen filteren uit verslagen
  • Contentbeheer website of Sharepoint
  • Het doorgeven van informatie intern en extern
  • De context begrijpen en kunnen formuleren tijdens een werkmeeting

#9. ICT vaardigheden

Wat wordt ermee bedoeld?
Het begrijpen van de werking van computers en het bedienen van technologie

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Maakt regelmatig gebruik van handige online tools en/of apps om het werk efficiënt te kunnen uitvoeren (zie ook #7)
  • Kan goed overweg met ondersteunende systemen, zoals Google Apps, Office365, Word, Excel, etc.
  • Maakt zich een nieuw ICT product gemakkelijk eigen

#10. Media Wijsheid

Wat wordt ermee bedoeld?
Het benutten van nieuwe mediatoepassingen en deze juist soms weten te weerstaan in een ‘gemedialiseerde’ wereld.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Werkt regelmatig social media pagina’s bij voor de organisatie
  • Volgt nieuws/ trends ten aanzien van eigen vakgebied en vakgebied van de organisatie
  • Spreekt zich extern uit op niveau van de organisatie

Wil je alles nog nalezen in een handige printable handout? Klik dan hier voor de gratis online PDF versie!

Meer freebies ontvangen? Schrijf je in voor de gratis nieuwsbrief van TOP Assistent! En ontvang elke week handige tips en printable handouts:

Bedrijfsstrategie: 5 simpele vragen

Carrière, Werktips

Is bedrijfsstrategie ook iets om over na te denken als je een assistent bent? Jazeker! En vooral wanneer je iemand van de directie of afdeling marketing ondersteunt. Wel zo makkelijk om te weten waar het over gaat als de organisatie een strategie gaat uitdenken of vernieuwen.

Voor veel mensen is strategie een vaag begrip. Wat wordt nu met strategie bedoeld en hoe formuleer je een strategie? Om het wat inzichtelijk te maken, heb ik een handig overzicht gemaakt met 5 vragen. De antwoorden op deze vragen vormen de strategie van een bedrijf.

Deze vragen moet je stapsgewijs doorlopen: je begint bij je doelstelling en eindigt met de implementatie en het meten van nieuwe resultaten. Hieronder vindt je de vragen met een korte uitleg over de inhoud van de antwoorden.

Wil je freebies ontvangen? Meld je dan voor de gratis nieuwsbrief! Je krijgt direct een leuke freebie in je mailbox!

#1. Waar zijn we nu?

Je antwoorden op deze vraag gaan over de positie in de markt, de zwakke en sterke kanten (SWOT-analyse), de basis, de visie/ missie èn ambitie van de organisatie. Je maakt als het ware een uitgebreide analyse van hoe de organisatie er nu uit ziet. Afdeling Marketing, Finance en de directie zijn het meeste betrokken bij dit proces.

#2. Waar willen we naartoe?

Je onderzoekt de ideeën die ervoor gaan zorgen dat de klanten nog meer bediend worden en/of nog meer bij de organisatie gaan afnemen.
Dit gebeurt in 1 of meerdere brainstormsessie(s), waarbij alle ideeën verzamelt worden, om uiteindelijk met een aantal belangrijke speer- en kernpunten een goede verkoopstrategie te kunnen bepalen. Deze stap gaat het hele bedrijf aan en dient op alle lagen in de organisatie uitgevoerd te worden.

Ben je van plan om een je carrière nieuw leven in te blazen en wil je hier serieus mee aan de slag? Ik geef een gratis workshop op 31 januari 2020! Meld je hier aan!

#3. Hoe loopt het proces tot nu toe?

Wat loopt er nu goed in de organisatie en welke processen verlopen te traag of niet goed? Is ieder’s rol in de organisatie duidelijk? Zijn processen voldoende uitgewerkt? Zijn klanten tevreden? Zo ja, waarover het meest en wat vraagt nog verbetering? Er kunnen hierbij verschillende problemen aan het licht komen: van klanten die ontevreden zijn over looptijd tot aan onvoldoende opgeleid personeel. Ook bij deze stap wordt de gehele organisatie (met alle lagen) betrokken. Vooral de mensen met ervaring op de werkvloer en direct klantencontact zijn enorm van waarde bij het bepalen van het proces.

#4. Hoe gaan we de nieuwe strategie oppakken?

Na de eerste drie stappen komt naar voren welke speerpunten er zijn en welke (nieuwe) behoeften de klant heeft. Nu is het zaak om te kijken wat de organisatie nodig heeft om dit uit te voeren: inkoop van opleiding, techniek of software bijvoorbeeld. Maar ook het opnieuw inrichten van processen of het vernieuwen van de marketing. Het komt ook vaak voor dat er een nieuw netwerk – met nieuwe potentiële markt – aangesproken dient te worden. In deze stap wordt zowel door de medewerkers als directie aangegeven wat er nodig is. De directie bepaalt uiteindelijk welke van de benodigdheden prioriteit heeft.

#5. Hoe meten we de resultaten?

Het is belangrijk om tijdens de implementatie van een nieuwe strategie tussentijdse resultaten te meten en te bespreken met elkaar. Zo komt de organisatie niet voor verrassingen te staan en kan er snel bijgestuurd worden, indien nodig. Het bespreken van de resultaten gebeurt zowel op de werkvloer als op directie/ MT niveau, waarbij het enige verschil is dat alleen directie zich buigt over de totale financiële resultaten.

Tot slot

Het uiteindelijke doel van de bedrijfsstrategie is dat de klant zich ‘ontzorgd’ voelt en dat bedrijfsprocessen prettig en soepel verlopen. Wanneer dit niet zo blijkt te zijn, is het van belang dat organisaties zich weer opnieuw buigt over de strategie en vanaf stap #3 weer opnieuw aanhaakt.

Wil je meer werktips voor assistenten lezen? Check dan mijn blogs HIER!

Agile werken

Carrière, Communicatie, Werktips

Wordt er bij jouw organisatie al ‘agile’ gewerkt?
Ben je benieuwd wat dit inhoudt en waar het allemaal om draait? Lees dan even verder….

Steeds meer bedrijven gaan Agile werken.
Waarom? Omdat huidige klantgerichte acties en projecten vaak snel van richting moeten veranderen om de klant tevreden te kunnen houden.  ‘Agile’ betekent letterlijk: behendig, lenig. Het is in de ICT wereld ontstaan en later als systeem gebruikt in het bedrijfsleven om projecten gestroomlijnd en goed van de grond te krijgen.

Om meer inzicht te krijgen in Agile werken, heeft TOP Assistent een handige PDF template voor je. Deze vind je HIER.

Wil je meer freebies ontvangen van TOP Assistent? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief!

Hoe schrijf je goede communicatieteksten?

Communicatie, Werktips

Het komt steeds vaker voor dat de assistent ook social media en website-communicatie in het takenpakket heeft. Persoonlijk vind ik communicatie erg leuk en ik bijt me graag vast in het schrijven van een stukje tekst voor mijn blog of social media accounts.

Het lukt me niet altijd om “op commando” een frisse en goede tekst te schrijven en ik doe dan ook graag inspiratie op bij allerlei bronnen op communicatiegebied. Het is altijd leuk om nieuwe inspiratie op te doen.

Er is wel een verschil tussen content schrijven voor de website en voor social media een (wervende) tekst schrijven. Voor social media is het nodig om het kort en krachtig te houden en voor de website mag de tekst dieper ingaan op de inhoud.

Met de 5 manieren om je communicatieteksten te verbeteren heb je een handige basis voor het schrijven van communicatieteksten. Doe er je voordeel mee!

Wil je meer handige tips en freebies ontvangen van TOP Assistent? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief!

Super handige Apps die ik veel gebruik

Werktips

In deze magische tijd, kun je het Internet optimaal gebruiken. 

Voor mijn werk, maak ik veel gebruik van mijn mobiele telefoon. Ik check mijn email en de agenda, ook die van degene(n) waar ik voor werk. Zo kan ik altijd en overal checken hoe de dagelijkse gang van zaken ervoor staan. Ik vind het makkelijk en soms moet ik mezelf terug fluiten om niet te vaak dingen ‘even’ te checken op mijn smartphone. 

Maar juist de apps op mijn smartphone hebben mijn werk zoveel gemakkelijker gemaakt!  En heel veel is gratis te gebruiken en daardoor extra leuk. 

Hierbij mijn top 5 gratis apps (inclusief beschrijving): 

  1. Evernote: met deze handige app kun je overal snel notities maken en verzenden naar je email-box . Voor een upgrade van iets meer dan 6 euro per maand kun je ook sjablonen gebruiken voor de meest uiteenlopende doeleinden: van week- en maandkalenders tot aan jaarplannen (inclusief missie en visie). Ik gebruik Evernote om spontane ideeën op te slaan en om mijn eigen acties tijdens een vergadering  te noteren in een lijstje.
  2. Datumprikker: je kunt met de online versie werken (datumprikker.nl), maar ook als app op je smartphone. Met deze app plan je in no-time een vergadering met meerdere mensen. Ik vind deze app bij uitstek geschikt om te gebruiken voor te plannen afspraken met externen. Voor de online versie heb je email-adressen nodig en met de app kun je ook via mobiele telefoonnummers een vergadering plannen. Je selecteert een aantal data en tijden en iedereen wordt per email of op zijn/ haar mobiel uitgenodigd om in te schrijven. Wanneer iedereen gereageerd heeft, zie je in een oogopslag wanneer de beste datum en tijd geprikt kan worden. De beste datum prik je zelf en iedereen krijgt weer keurig een email met de geprikte datum en tijd. Super efficiënt en minimale inspanning!
  3. Google form: deze app is handig om te gebruiken wanneer je (interne) feedback wilt van collega’s over bijvoorbeeld een bepaald dossier, document, ideeën voor de nieuwsbrief of feedback op medewerkerstevredenheid. De app is wel in het Engels, maar je kunt formulieren in het Nederlands aanmaken. Je kunt formulieren voorzien van meerkeuzevragen en ontwerpen zoals je wilt. 
  4. Mailchimp: Ben jij verantwoordelijk voor de verzending nieuwsbrieven? Of wil je regelmatig klanten in één keer kunnen informeren over bepaalde zaken? Dan is mailchimp een heel handig programma om dat te doen. De sjablonen van de nieuwsbrieven kun je beter op de laptop uitwerken. Maar het volgen van inschrijvingen op je nieuwsbrief, kun je heel gemakkelijk inzien via de app op je telefoon.
  5. Eventbrite: met deze app kun je gemakkelijk een evenement organiseren, waar mensen zich op kunnen inschrijven. Je kunt er zelfs een betaaloptie aan toevoegen, indien van toepassing. Met de app zie je direct hoeveel inschrijvingen er zijn. Indien de aanmeldingen niet snel genoeg gaan, kun je hier dus snel op inspelen door bijvoorbeeld de doelgroep nogmaals een reminder te mailen met de link naar het event. 

Wil je meer handige tips en freebies ontvangen van TOP Assistent? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief!

Het leed dat notuleren heet….

Werktips

Ik zou best willen dat ik als assistent vrijwel alles goed kan.

Ik kan het regelen, plannen en organiseren van zaken (die ook bij dit werk horen) best goed. Maar er is één ding waarbij ik nog weleens de mist in ga en dat is notuleren/ verslag leggen van een vergadering. Bij mij kan het hierbij twee kanten op gaan: het is prima of het is eigenlijk gewoon totaal waardeloos! Zo… ik heb het gezegd!

Verslag afgekeurd

Nog niet zo lang geleden gebeurde mij het nog dat er keiharde kritiek kwam op mijn verslag. Ik was erg druk geweest met dit verslag en ik bedacht me “Hoe kan dit nu?! Ik ben toch zooo ervaren?” en ik voelde een pijnscheut mijn ego bereiken…

De volgende dag besloot ik de strijd met mijn ego aan te gaan en nog eens goed het verslag door te lezen. Ik constateerde dat de kritiek terecht was. En weer: Auw! De onderwerpen stonden verspreid door elkaar en ik had sommige zaken beter kunnen ‘clusteren’ onder dezelfde hoofdkop bijvoorbeeld. Daarnaast was de essentie van een specifiek onderwerp mager omschreven en had ik een definitie gegoogeld voor het verslag, maar de betekenis vanuit een andere branche over genomen. Zucht…

Tips bij notuleren

Uit deze harde les had ik toch een aantal dingen geleerd voor mezelf als ‘ervaren’ notulist:

  • Lees – naast taalfouten en correcte zinnen – het verslag nog eens goed door op de essentie van het onderwerp!
  • Denk niet dat je een verslag wel even in een handomdraai schrijft, ook al ben je ervaren op dat gebied!
  • Houd niet persé de volgorde aan van het verloop van de vergadering, maar cluster de onderwerpen – die bij elkaar horen – onder dezelfde alinea of het (sub)hoofdstuk in je verslag.
  • Check bepaalde definities/ termen bij je leidinggevende of bij een collega en ga niet googelen als je het niet zeker weet. Arceer dit gedeelte in het verslag en vraag ernaar, voordat je het verslag inlevert of verstuurt.
  • Laat een collega – die goed is in verslaglegging en/of taal – met je meelezen en vraag of hij/ zij begrijpt waar dit verslag over gaat. En vraag om tips.
  • Werk een verslag het liefst binnen 48 uur na de vergadering uit. Zo heb je nog scherp hoe en wat iemand zei over een bepaalde onderwerp en kun je nog beter de essentie van de onderwerpen eruit pakken.
  • Gebruik deze handige tips (PDF) voordat je gaat notuleren.

Meer handige tips en freebies ontvangen? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief van TOP Assistent!

Conflict op je werk met lastige leidinggevende… wat nu?

Balans in je werk, Communicatie, Werktips
Conflict met je leidinggevende?

Een conflict op het werk is vervelend. Er zijn soms managers die een conflicterende manier van communiceren hebben of hun ontevredenheid niet onder stoelen of banken schuiven….Ook kan het gebeuren dat je het niet eens bent over hoe degene – die je ondersteunt – doet of handelt.

Natuurlijk doe je er alles aan om de zaken niet hoog op te laten lopen bij een nauwe samenwerking zoals tussen assistent en manager/ CEO/ directeur. Maar soms gebeurt het toch: er ontstaat een conflict of een meningsverschil. Heel vervelend vinden de meeste mensen dat en dat is een natuurlijk gevoel.

Je bent ook ‘maar een mens’… 

Maar weet ook dat je allebei mensen bent en dat het nu eenmaal weleens kan gebeuren.Til er dus niet gelijk te zwaar aan als je het niet overal over eens bent. Anderzijds is het natuurlijk zeker niet de bedoeling dat jullie continue met elkaar in conclaaf gaan over alles. Bedenk je in dat geval ook heel goed of je echt geschikt bent om die persoon te ondersteunen…. Weet wat je rol is in de situatie. Als je veel met iemand in een discussie belandt kan het betekenen dat de rol van assistent niet bij je past of dat het type leidinggevende niet bij je past.

Even ervan uitgaande dat het slechts 1 keer of een enkele keer is voorgevallen, hierbij enkele tips in samenwerking-noodgevallen:

  1. Wanneer je emoties voelt opkomen (dat wil zeggen: je wordt boos of je voelt tranen opkomen), geef dan aan dat je even weg loopt uit de situatie en later terug komt.
  2. Wanneer je je (weer) rustig voelt, ga dan het gesprek aan en vraag aan je leidinggevende wat er aan de hand is. Probeer – hoe moeilijk misschien ook – te luisteren naar wat de ander precies dwars zit. Laat je emoties even los en focus op het doel: de oplossing voor dit probleem.
  3. Vraag ook wat hij/ zij van jou verwacht om dit probleem te tackelen en noteer deze punten om voor jezelf samen te vatten
  4. Herhaal wat de ander heeft gezegd om te checken of je het goed begrepen hebt. Dit geeft je ook tijd om na te denken of je aan deze wensen tegemoet kan komen ja/ nee.
  5. Probeer zelf met oplossingen te komen om tegemoet te komen aan de specifieke wensen van de ander en vraag of dit voor hem/ haar zou kunnen werken.
  6. Geef eerlijk aan wanneer je aan sommige wensen niet tegemoet kan komen en geef ook aan waarom. Houd de redenen bij jezelf. Bijvoorbeeld: je manager verwacht dat je over 2 dagen ’s avonds gaat notuleren bij een bepaalde vergadering, terwijl dit aanvankelijk niet de afspraak was. Jij hebt echter een andere afspraak op die avond , waardoor het lastig is om aan zijn/ haar verwachting te voldoen. Hij/ zij typeert dit als ‘inflexibel’ en wordt geïrriteerd of boos. Jij bent hier echter verontwaardigd over, omdat dit precies de avond is dat je bij je zieke moeder in het verzorgingstehuis op bezoek gaat. Wees eerlijk en geef aan dat je op die avond een andere verplichting hebt, die je niet kunt afzeggen. Geef vervolgens een mogelijke oplossing voor het probleem: kan iemand anders de vergadering notuleren? En is het goed als jij rond vraagt wie dat zou kunnen doen of wil je leidinggevende zelf iemand kunnen kiezen? Of kan de vergadering op een ander moment gepland worden, wanneer jij wel kunt? Voor veel problemen kunnen best andere oplossingen bedacht worden, als je in eerste instantie goed luistert naar wat de ander precies nodig heeft.
  7. Mocht de oplossing niet werken of je leidinggevende blijft star in zijn/ haar gedrag, zeg dan dat je dit jammer vindt en graag blijft meedenken voor een oplossing.
  8. Als je er samen niet uitkomt, laat het gesprek op een bepaald moment dan toch even rusten en stel voor om een vervolgafspraak te plannen om tot een oplossing te komen.
  9. Laat het woord oplossing vooral wat vaker vallen! Je wilt een oplossing voor het probleem!
  10. Pak bij het vervolggesprek het lijstje er weer bij, met de punten die je leidinggevende genoemd heeft, en ga opnieuw het gesprek. Er is een grote kans dat de ander er al heel anders instaat dan in het eerste gesprek, ofwel positiever! Probeer in dat geval samen naar meer mogelijke oplossingen te zoeken.

Wil je meer handige tips en freebies ontvangen van TOP Assistent? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief!