De 21 eeuwse vaardigheden van de assistent

Carrière, Planning & Prioriteren, Werktips

Tijdens het surfen op het Internet stuit ik ineens steeds vaker op het begrip “21-eeuwse vaardigheden”. De term wordt tegenwoordig vooral gebruikt in het (basis)onderwijs, met name bij scholen die uitgaan van het principe Individuele Talentontwikkeling.

Het spreekt mij direct aan als ik het lees! En waarom? Ik zie eigenlijk alleen maar overeenkomsten met het werk van de assistent en hoe deze functie zich in de laatste decennia ontwikkeld heeft! Ik ken vrijwel geen assistent meer die niet aansluit op de 21-eeuwse vaardigheden.

Assistenten waren altijd al ‘alleskunners’ en weten zich ook nu prima te redden in deze 21e eeuw. Om te weten wat onder Vaardigheden van de 21e eeuw verstaan wordt en hoe jij als assistent hier zo goed op aansluit, heb ik deze 21 eeuwse vaardigheden voor je opgezocht en erbij benoemd hoe de assistent van nu daarop ingespeeld is 😉 . Weet dus hoe waardevol jij bent in deze 21e eeuw!

#1. Communicatie & sociale vaardigheden

Wat wordt ermee bedoeld?
Het luisteren, begrijpen en in de context plaatsen van informatie en het effectief werken met mensen van verschillende achtergronden.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Duidelijk en nauwgezet in zijn/ haar communicatie
  • Goede verslaglegging van meetings/ werkgroepen
  • Organisatie sensitief

#2. Samenwerken

Wat wordt ermee bedoeld?
Het doelgericht werken in of met een team en omgaan met conflicten.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Is de spil en de vraagbaak van de organisatie
  • Heeft een portaalfunctie voor de ondersteunende leidinggevende
  • Kan zin/ haar grenzen duidelijk en helder aangeven
  • Is gezond assertief en toch flexibel en vriendelijk
  • Neemt een professionele werkhouding aan

Lees ook mijn blogpost over verbindend communiceren

#3. Zelfregulering

Wat wordt ermee bedoeld?
Het zelfstandig handelen in afstemming op een taak, omgeving en eigen capaciteiten.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Zeer zelfstandig in het oppakken van zijn/ haar taken, heeft geen toezicht nodig voor het uitvoeren van taken
  • Kan zelf prioriteiten stellen aan taken en tijd inschatten
  • Werkt met regelmaat op afstand, omdat hij/zij opdrachten zelfstandig kan uitvoeren

Met de dagplanner van TOP Assistent, is prioriteren super makkelijk! Je vindt ‘m in de shop!

#4. Kritisch denken

Wat wordt ermee bedoeld?
Het zelfstandig komen tot beargumenteerde afwegingen en beslissingen.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Heeft inzicht in het belang van de organisatie en kan daardoor goed prioriteren
  • Geeft leidinggevende suggesties bij bepaalde onderwerpen
  • Strategisch sparringpartner van leidinggevende

#5. Creatief denken

Wat wordt ermee bedoeld?
Het bedenken van nieuwe innovatieve manieren om vraagstukken te beantwoorden.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Ad-hoc werkzaamheden uitvoeren
  • Rapportages uitwerken
  • Presentaties uitwerken
  • Contentbeheer
  • Oplossingsgericht werken
  • Complex agendabeheer

#6. Problemen oplossen

Wat wordt ermee bedoeld?
Het herkennen van een probleem en tot een plan komen om deze op te lossen.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Het oplossen van conflicten in de agenda ofwel het omzetten van afspraken
  • Het oplossen van problemen bij facilitaire zaken

#7. Computational thinking

Wat wordt ermee bedoeld?
Het herformuleren van problemen, zodat het mogelijk wordt deze met computertechnologie op te lossen.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Het digitailiseren van het archief
  • Het digitaal aanbieden van stukken via vergaderprogramma’s zoals I-Babs ed
  • Het inzetten van diverse apps en methodes om efficiëntie te verbeteren
  • Het digitaal bijhouden van gegevens (klanten bestand, HR, ed)

#8. Informatievaardigheden

Wat wordt ermee bedoeld?
Het scherp kunnen formuleren en analyseren van informatie en deze op betrouwbaarheid controleren.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Verslaglegging/ notuleren van vergaderingen en (eigen) acties kunnen filteren uit verslagen
  • Contentbeheer website of Sharepoint
  • Het doorgeven van informatie intern en extern
  • De context begrijpen en kunnen formuleren tijdens een werkmeeting

#9. ICT vaardigheden

Wat wordt ermee bedoeld?
Het begrijpen van de werking van computers en het bedienen van technologie

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Maakt regelmatig gebruik van handige online tools en/of apps om het werk efficiënt te kunnen uitvoeren (zie ook #7)
  • Kan goed overweg met ondersteunende systemen, zoals Google Apps, Office365, Word, Excel, etc.
  • Maakt zich een nieuw ICT product gemakkelijk eigen

#10. Media Wijsheid

Wat wordt ermee bedoeld?
Het benutten van nieuwe mediatoepassingen en deze juist soms weten te weerstaan in een ‘gemedialiseerde’ wereld.

Hoe sluit de assistent hierop aan?

  • Werkt regelmatig social media pagina’s bij voor de organisatie
  • Volgt nieuws/ trends ten aanzien van eigen vakgebied en vakgebied van de organisatie
  • Spreekt zich extern uit op niveau van de organisatie

Wil je alles nog nalezen in een handige printable handout? Klik dan hier voor de gratis online PDF versie!

Meer freebies ontvangen? Schrijf je in voor de gratis nieuwsbrief van TOP Assistent! En ontvang elke week handige tips en printable handouts:

8 Geheimen van vrouwen die stress hanteren als een echte girlboss

Balans in je werk, Carrière, Planning & Prioriteren, Time management

Stressbestendigheid is een term, die in veel vacatureteksten gebruikt wordt, als het gaat om de functie van assistent in al haar vormen. Het geldt voor de: officemanager, directiesecretaresse, management assistent, secretaresse, personal assistant, etc.

De ene collega heeft het dagelijks drukker dan de ander, maar voor de meeste assistenten geldt dat er regelmatig zeer drukke dagen bij zitten. In die dagen is het belangrijk dat je het hoofd een beetje koel houdt en je niet laat meeslepen met de stroom van stress en onrust. Dat doe je onder andere door goed te prioriteren en je niet af te leiden.

Lees ook mijn blogpost over Prioriteren door dingen NIET te doen! De NOT to-do-list!

Maar sommige vrouwen zijn erg goed in het hanteren van stress. Zo goed, dat je eigenlijk niet merkt als ze gestresst zijn. Of sterker nog: waarschijnlijk zijn ze niet eens gestresst! Terwijl anderen in dezelfde situatie het zweet op de bovenlip hebben staan, maken deze vrouwen zich veel minder druk of het allemaal wel goed komt. Zij hanteren de situatie en stress als een echte girlboss!

Lees hieronder wat deze vrouwen doen om te zorgen dat ze stressvrij door het leven gaan.

Wil je freebies ontvangen van TOP Assistent? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief!

#1. ZE ONTHOUDEN DAT ZE EERST MOETEN ADEMEN!

Deze vrouwen halen eerst diep adem, voordat ze de strijd aangaan. En ook mentaal houden ze zichzelf voor dat het geen zin heeft om te gaan stressen. In plaats daarvan denken ze eerst: “Adem in, adem uit”. Maar ook letterlijke zin is het nuttig om goed te ademen. Veel mensen – die stress ervaren – gaan ‘hoger’ ademen, vanuit hun borstkas. Om te kunnen ontspannen, is een buikademhaling beter. Als je dit niet direct onder de knie krijgt, probeer dan eens deze oefening: houdt 1 hand op je onderbuik en breng je ademhaling naar je hand. Probeer met je hand in 4 tellen met je ademhaling de hand omhoog te ademen. Dan 2 tellen vast houden en 4 tellen uit ademen. Oefen dit ongeveer een minuut en je bent helemaal relaxed.

#2. ZE WACHTEN EVEN VOORDAT ZE REAGEREN

Even een blokje omlopen of een nachtje ergens over slapen heeft zo zijn nut: het geeft je de tijd om je mening te formuleren, bij te stellen of om een (ander) plan te ontwikkelen bij een probleem. Maak hier dus gebruik van. Soms moet je snel in actie komen natuurlijk, maar in de meeste gevallen kun je er echt voor kiezen om even 5 minuten een cooldown te pakken om voor jezelf op een rijtje te zetten hoe je iets wilt en gaat aanvliegen.

#3. ZE ZEGGEN NEE

Alles accepteren en je verantwoordelijk voelen zorgen ervoor dat je een overload aan stress krijgt. Door taken te prioriteren en zaken te kiezen, waar je gepassioneerd en enthousiast van wordt, maak je jezelf op voor succes. Simpelweg doordat je geeft om wat je doet. Jouw leidinggevende, partner, moeder, kinderen en vrienden zullen dit (uiteindelijk) begrijpen. Zeg dus vaker “Nee” tegen dingen waar je eigenlijk geen tijd voor hebt en die niet jouw eerste prioriteit hebben.

#4. ZE PLANNEN TIJD VOOR ZICHZELF

Hoe lang is het geleden dat je echt eens iets hebt gedaan waar alleen JIJ zin in hebt? Dus niet wat er van je verwacht wordt of waar je deels in mee gegaan bent, bijvoorbeeld: naar een verjaardag gaan, winkelen met je partner en/of kind, lunch met iemand, etc. Nee…. ik bedoel dus echt iets voor jezelf: uren lang je favoriete Netflix serie bekijken bijvoorbeeld, alleen winkelen in een stad naar keuze, een lang bad nemen, naar de manicure, etc. Geef jezelf toestemming om niet alleen tijd met anderen door te brengen, maar ook tijd met jezelf!

#5. ZE NEMEN ‘GOED GENOEG’ ALS UITGANGSPUNT 

Een van de nadelige karaktereigenschappen van veel assistenten is perfectionisme. Het helpt je ook vaak om zaken accuraat te doen, maar je kunt niet altijd perfectie nastreven. Het brengt ook veel stress met zich mee als je dat continu doet. Laat deze hang naar perfectie dan ook geen vijand zijn van ‘goed’. Vaak moeten zaken gewoon afgehandeld worden en dan is het geen ramp als dit niet perfect gebeurt. En ja, je bent een mens dus maakt ook weleens fouten. So what? Maak daar niet telkens een punt van en ga verder waar je gebleven bent. Je bent hoe dan ook nog steeds goed genoeg!

#6. ZE HEBBEN EEN UITLAATKLEP NAAST HUN WERK 

Naar de sportschool, yoga, hardlopen, paardrijden, zingen, creatieve bezigheden of zelfs kickboksen. Wat je ook maar aanspreekt om te doen in je vrije tijd: zorg dat je een vaste hobby/ bezigheid hebt naast je werk, om stoom af te kunnen blazen. Zo neem je gericht afstand van de dagelijkse beslommeringen en van stress.

#7. ZE ZIJN GEORGANISEERD

Grote stressbronnen kunnen zijn dat je geen overzicht hebt van de dingen die je in een week moet doen en welke later gepland kunnen worden. En ook dat je ’s ochtends je sleutels niet kunt vinden of dat T shirt die bij je outfit past. Zorg daarom dat je overzicht creëert en houdt vaste plekken aan voor bepaalde spullen. Met de gratis alles-onder-controle lijst van TOP Assistent houd je overzicht en krijg je de dingen gedaan op de meest stressvolle dagen.

#8. ZE SLAPEN GENOEG!

En dat is echt super belangrijk! Deze vrouwen nemen genoeg slapen erg serieus, zodat de drukke dagen goed aan kunnen.
Het aantal uren slaap (idealiter tussen de 7 en 9 uur) maakt namelijk een groot verschil in hoe je stress hanteert! Want hoe kun je stress de baas zijn als je te weinig slaapt? Neem daarom op tijd rust en zorg ervoor dat je minimaal 1 uur voor je nachtrust geen TV kijkt of achter de laptop zit. Al die extra informatie, die je hiervan krijgt, zorgt ook voor overbelasting van je hersenen en kan meer stress veroorzaken.

Wil je meer lezen over stresshantering, lees dan ook mijn andere blogposts over Balans in je werk.

Not to do list: prioriteren door dingen NIET te doen!

Planning & Prioriteren, Time management

Ik heb meerdere boeken gelezen over vrijer leven en leven in ontspanning, zonder jezelf over de kop te werken. Een van de meest opvallende en goede boeken, die ik hierover gelezen heb, is het boek van Tim Ferris: “De 4-urige werkweek”. Ik ga nu niet dieper in op de inhoud van dit boek, maar als je benieuwd bent – hoe je meer kan leven in financiële vrijheid èn minder uren wilt werken – is dit boek een echte aanrader!

Wil je freebies ontvangen van TOP Assistent? Meld je dan gratis aan voor de nieuwsbrief en je krijgt direct een handige freebie in je mailbox!

Waar Tim ook over schrijft, is dat je prioriteiten moet stellen over wat je wel en niet doet tijdens je werk. Te veel mensen denken dat ze ALLES moeten doen en creëren op die manier een denkwijze die veel stress en ongemakken oplevert in je dagelijkse leven. Dit is echt niet nodig!

Om deze denkwijze te stimuleren heb ik de “Not-to-do-list” in het leven geroepen. Daarop staan de zaken die je vooral NIET meer moet gaan doen:

  • Beantwoord geen telefoontjes met ‘nummer onbekend’
  • Beantwoord niet direct telefoontjes van nummers die je niet kent
  • Begin niet direct met het beantwoorden van emails in de ochtend en ook niet meer laat op de avond
  • Ga niet naar vergaderingen zonder een duidelijke agenda en eindtijd
  • Verspil niet te veel tijd aan gebabbel met mensen, maar vraag direct “Vertel!” als mensen je bellen over iets
  • Ga niet méér werken om je werk in te halen, maar begin met prioriteren!
  • Loop niet de hele dag met je smartphone rond: kies tijden dat je je berichten/ telefoontjes checkt
  • Verwacht niet dat je werk je leven compleet maakt: zorg voor een goede balans tussen werk en privé!

Grip op je tijd: Timemanagement 2.0

Balans in je werk, Planning & Prioriteren, Time management

Op een gegeven moment had ik een baan, waarbij er aan het einde van de dag nog zoveel te doen was, dat ik niet wist hoe ik alles af moest krijgen zonder over te werken. Alles kostte veel tijd: er moesten wekelijks contracten uitgeprint worden en verstuurd, tussendoor ging de telefoon continu, bleven de e-mails met vragen/ opdrachten/ afspraken maar binnen komen en was ik het eerste deel van de dag al kwijt aan alle taken die al in mijn mailbox stonden van de dagen ervoor….

Toen ik op een dag zoveel had liggen en vergeten was dat ik bij een belangrijke vergadering moest notuleren, dacht ik echt dat ik uit elkaar barstte! Hoe moest ik al dat werk verzetten, terwijl ik de komende 3 uur bij een vergadering moest zitten?!

Ik kon wel janken….

De directeur kwam mij ophalen en vroeg of alles okee was, want hij en zijn managers wachtten al 10 minuten op mij….. Toen hij mijn gezicht zag na die vraag, stuurde hij zijn managers weg om even koffie te gaan halen en vroeg mij om met hem in gesprek te gaan. Dit moment was voor mij een eyeopener: zo kon het niet langer. Ik besloot open kaart te spelen en gaf aan dat het werk te veel was om op tijd af te krijgen. Eigenlijk zag ik bijna op tegen deze vergadering, die nog eens 3 uur van mijn tijd zou kosten die dag.

We maakten voor later op de dag een afspraak om orde op zaken te gaan stellen en een goede inventarisering te maken van al mijn taken en werkzaamheden.  Na een uurtje hadden we een structuur en afspraken gemaakt over wanneer alles af moest zijn. Voor mijn gevoel moesten veel taken af op de dag zelf, het liefst binnen 24 uur.

Sommige taken mogen later

Na het gesprek met mijn directeur bleek dat sommige taken best een paar dagen later konden. Ik vroeg me gelijk af waarom ik dit zelf niet had bedacht. Een van mijn eerste leermomenten in mijn loopbaan als assistent….. Heb jij het idee dat je ook volloopt elke dag en vrijwel niets af krijgt? Denk er dan eens over na hoe je slimmer zou kunnen gaan werken, en niet harder te gaan werken!

Wil je meer tips  en freebies ontvangen over timemanagement, planning en carrière? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief van TOP Assistent! 

De Happy Day planner

Planning & Prioriteren

Al lang geleden was ik verslingerd aan to-do-lijstjes. Bij het huiswerk maken en later bij mijn verschillende werkplekken als assistent kwam het erg goed van pas. En nog steeds gebruik ik to-do-lijstjes zowel privé als zakelijk. Het houd mijn hoofd namelijk leeg en het is een fijn gevoel als ik weer een actie kan weg strepen. Haha!

Ik gebruik lijstjes voor de vakantie, voor de wekelijkse boodschappen, weekmenu’s en natuurlijk voor mijn werk. Ik heb in mijn werk al verschillende methodes gebruikt. Ik begon met zo’n blauw rechthoekig smal boekje: hèt things-to-do boekje die je waarschijnlijk in elke kantoorgroothandel nog wel kunt kopen. Later ging ik over op het digitale takenlijstje, zowel in Outlook als in Google Drive. Dit doe ik nog steeds veel.

Maar als ik echt een drukke dag voor de boeg heb, vul ik graag – gewoon met pen – deze Be Happy Today dagplanner in. De avond ervoor vul ik het in, zodat ik goed voorbereid de dag in ga. Deze planning helpt me om ook even stil te staan bij de rustmomenten, ook al wordt die dag erg druk. Dat geeft me dan even lucht en een blij gevoel.