Ik zou best willen dat ik als assistent vrijwel alles goed kan.

Ik kan het regelen, plannen en organiseren van zaken (die ook bij dit werk horen) best goed. Maar er is één ding waarbij ik nog weleens de mist in ga en dat is notuleren/ verslag leggen van een vergadering. Bij mij kan het hierbij twee kanten op gaan: het is prima of het is eigenlijk gewoon totaal waardeloos! Zo… ik heb het gezegd!

Verslag afgekeurd

Nog niet zo lang geleden gebeurde mij het nog dat er keiharde kritiek kwam op mijn verslag. Ik was erg druk geweest met dit verslag en ik bedacht me “Hoe kan dit nu?! Ik ben toch zooo ervaren?” en ik voelde een pijnscheut mijn ego bereiken…

De volgende dag besloot ik de strijd met mijn ego aan te gaan en nog eens goed het verslag door te lezen. Ik constateerde dat de kritiek terecht was. En weer: Auw! De onderwerpen stonden verspreid door elkaar en ik had sommige zaken beter kunnen ‘clusteren’ onder dezelfde hoofdkop bijvoorbeeld. Daarnaast was de essentie van een specifiek onderwerp mager omschreven en had ik een definitie gegoogeld voor het verslag, maar de betekenis vanuit een andere branche over genomen. Zucht…

Tips bij notuleren

Uit deze harde les had ik toch een aantal dingen geleerd voor mezelf als ‘ervaren’ notulist:

• Lees – naast taalfouten en correcte zinnen – het verslag nog eens goed door op de essentie van het onderwerp!
• Denk niet dat je een verslag wel even in een handomdraai schrijft, ook al ben je ervaren op dat gebied!
• Houd niet persé de volgorde aan van het verloop van de vergadering, maar cluster de onderwerpen – die bij elkaar horen – onder dezelfde alinea of het (sub)hoofdstuk in je verslag.
• Check bepaalde definities/ termen bij je leidinggevende of bij een collega en ga niet googelen als je het niet zeker weet. Arceer dit gedeelte in het verslag en vraag ernaar, voordat je het verslag inlevert of verstuurt.
• Laat een collega – die goed is in verslaglegging en/of taal – met je meelezen en vraag of hij/ zij begrijpt waar dit verslag over gaat. En vraag om tips.
• Werk een verslag het liefst binnen 48 uur na de vergadering uit. Zo heb je nog scherp hoe en wat iemand zei over een bepaalde onderwerp en kun je nog beter de essentie van de onderwerpen eruit pakken.
• Gebruik deze handige tips (PDF) voordat je gaat notuleren.

Meer handige tips en freebies ontvangen? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief van TOP Assistent!