Grip op je tijd: Timemanagement 2.0

Balans in je werk, Planning & Prioriteren, Time management

Op een gegeven moment had ik een baan, waarbij er aan het einde van de dag nog zoveel te doen was, dat ik niet wist hoe ik alles af moest krijgen zonder over te werken. Alles kostte veel tijd: er moesten wekelijks contracten uitgeprint worden en verstuurd, tussendoor ging de telefoon continu, bleven de e-mails met vragen/ opdrachten/ afspraken maar binnen komen en was ik het eerste deel van de dag al kwijt aan alle taken die al in mijn mailbox stonden van de dagen ervoor….

Toen ik op een dag zoveel had liggen en vergeten was dat ik bij een belangrijke vergadering moest notuleren, dacht ik echt dat ik uit elkaar barstte! Hoe moest ik al dat werk verzetten, terwijl ik de komende 3 uur bij een vergadering moest zitten?!

Ik kon wel janken….

De directeur kwam mij ophalen en vroeg of alles okee was, want hij en zijn managers wachtten al 10 minuten op mij….. Toen hij mijn gezicht zag na die vraag, stuurde hij zijn managers weg om even koffie te gaan halen en vroeg mij om met hem in gesprek te gaan. Dit moment was voor mij een eyeopener: zo kon het niet langer. Ik besloot open kaart te spelen en gaf aan dat het werk te veel was om op tijd af te krijgen. Eigenlijk zag ik bijna op tegen deze vergadering, die nog eens 3 uur van mijn tijd zou kosten die dag.

We maakten voor later op de dag een afspraak om orde op zaken te gaan stellen en een goede inventarisering te maken van al mijn taken en werkzaamheden.  Na een uurtje hadden we een structuur en afspraken gemaakt over wanneer alles af moest zijn. Voor mijn gevoel moesten veel taken af op de dag zelf, het liefst binnen 24 uur.

Sommige taken mogen later

Na het gesprek met mijn directeur bleek dat sommige taken best een paar dagen later konden. Ik vroeg me gelijk af waarom ik dit zelf niet had bedacht. Een van mijn eerste leermomenten in mijn loopbaan als assistent….. Heb jij het idee dat je ook volloopt elke dag en vrijwel niets af krijgt? Denk er dan eens over na hoe je slimmer zou kunnen gaan werken, en niet harder te gaan werken!

Wil je meer tips  en freebies ontvangen over timemanagement, planning en carrière? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief van TOP Assistent! 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *