Agile werken

Carrière, Communicatie, Werktips

Wordt er bij jouw organisatie al ‘agile’ gewerkt?
Ben je benieuwd wat dit inhoudt en waar het allemaal om draait? Lees dan even verder….

Steeds meer bedrijven gaan Agile werken.
Waarom? Omdat huidige klantgerichte acties en projecten vaak snel van richting moeten veranderen om de klant tevreden te kunnen houden.  ‘Agile’ betekent letterlijk: behendig, lenig. Het is in de ICT wereld ontstaan en later als systeem gebruikt in het bedrijfsleven om projecten gestroomlijnd en goed van de grond te krijgen.

Om meer inzicht te krijgen in Agile werken, heeft TOP Assistent een handige PDF template voor je. Deze vind je HIER.

Wil je meer freebies ontvangen van TOP Assistent? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief!

Hoe schrijf je goede communicatieteksten?

Communicatie, Werktips

Het komt steeds vaker voor dat de assistent ook social media en website-communicatie in het takenpakket heeft. Persoonlijk vind ik communicatie erg leuk en ik bijt me graag vast in het schrijven van een stukje tekst voor mijn blog of social media accounts.

Het lukt me niet altijd om “op commando” een frisse en goede tekst te schrijven en ik doe dan ook graag inspiratie op bij allerlei bronnen op communicatiegebied. Het is altijd leuk om nieuwe inspiratie op te doen.

Er is wel een verschil tussen content schrijven voor de website en voor social media een (wervende) tekst schrijven. Voor social media is het nodig om het kort en krachtig te houden en voor de website mag de tekst dieper ingaan op de inhoud.

Met de 5 manieren om je communicatieteksten te verbeteren heb je een handige basis voor het schrijven van communicatieteksten. Doe er je voordeel mee!

Wil je meer handige tips en freebies ontvangen van TOP Assistent? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief!

Conflict op je werk met lastige leidinggevende… wat nu?

Balans in je werk, Communicatie, Werktips
Conflict met je leidinggevende?

Een conflict op het werk is vervelend. Er zijn soms managers die een conflicterende manier van communiceren hebben of hun ontevredenheid niet onder stoelen of banken schuiven….Ook kan het gebeuren dat je het niet eens bent over hoe degene – die je ondersteunt – doet of handelt.

Natuurlijk doe je er alles aan om de zaken niet hoog op te laten lopen bij een nauwe samenwerking zoals tussen assistent en manager/ CEO/ directeur. Maar soms gebeurt het toch: er ontstaat een conflict of een meningsverschil. Heel vervelend vinden de meeste mensen dat en dat is een natuurlijk gevoel.

Je bent ook ‘maar een mens’… 

Maar weet ook dat je allebei mensen bent en dat het nu eenmaal weleens kan gebeuren.Til er dus niet gelijk te zwaar aan als je het niet overal over eens bent. Anderzijds is het natuurlijk zeker niet de bedoeling dat jullie continue met elkaar in conclaaf gaan over alles. Bedenk je in dat geval ook heel goed of je echt geschikt bent om die persoon te ondersteunen…. Weet wat je rol is in de situatie. Als je veel met iemand in een discussie belandt kan het betekenen dat de rol van assistent niet bij je past of dat het type leidinggevende niet bij je past.

Even ervan uitgaande dat het slechts 1 keer of een enkele keer is voorgevallen, hierbij enkele tips in samenwerking-noodgevallen:

  1. Wanneer je emoties voelt opkomen (dat wil zeggen: je wordt boos of je voelt tranen opkomen), geef dan aan dat je even weg loopt uit de situatie en later terug komt.
  2. Wanneer je je (weer) rustig voelt, ga dan het gesprek aan en vraag aan je leidinggevende wat er aan de hand is. Probeer – hoe moeilijk misschien ook – te luisteren naar wat de ander precies dwars zit. Laat je emoties even los en focus op het doel: de oplossing voor dit probleem.
  3. Vraag ook wat hij/ zij van jou verwacht om dit probleem te tackelen en noteer deze punten om voor jezelf samen te vatten
  4. Herhaal wat de ander heeft gezegd om te checken of je het goed begrepen hebt. Dit geeft je ook tijd om na te denken of je aan deze wensen tegemoet kan komen ja/ nee.
  5. Probeer zelf met oplossingen te komen om tegemoet te komen aan de specifieke wensen van de ander en vraag of dit voor hem/ haar zou kunnen werken.
  6. Geef eerlijk aan wanneer je aan sommige wensen niet tegemoet kan komen en geef ook aan waarom. Houd de redenen bij jezelf. Bijvoorbeeld: je manager verwacht dat je over 2 dagen ’s avonds gaat notuleren bij een bepaalde vergadering, terwijl dit aanvankelijk niet de afspraak was. Jij hebt echter een andere afspraak op die avond , waardoor het lastig is om aan zijn/ haar verwachting te voldoen. Hij/ zij typeert dit als ‘inflexibel’ en wordt geïrriteerd of boos. Jij bent hier echter verontwaardigd over, omdat dit precies de avond is dat je bij je zieke moeder in het verzorgingstehuis op bezoek gaat. Wees eerlijk en geef aan dat je op die avond een andere verplichting hebt, die je niet kunt afzeggen. Geef vervolgens een mogelijke oplossing voor het probleem: kan iemand anders de vergadering notuleren? En is het goed als jij rond vraagt wie dat zou kunnen doen of wil je leidinggevende zelf iemand kunnen kiezen? Of kan de vergadering op een ander moment gepland worden, wanneer jij wel kunt? Voor veel problemen kunnen best andere oplossingen bedacht worden, als je in eerste instantie goed luistert naar wat de ander precies nodig heeft.
  7. Mocht de oplossing niet werken of je leidinggevende blijft star in zijn/ haar gedrag, zeg dan dat je dit jammer vindt en graag blijft meedenken voor een oplossing.
  8. Als je er samen niet uitkomt, laat het gesprek op een bepaald moment dan toch even rusten en stel voor om een vervolgafspraak te plannen om tot een oplossing te komen.
  9. Laat het woord oplossing vooral wat vaker vallen! Je wilt een oplossing voor het probleem!
  10. Pak bij het vervolggesprek het lijstje er weer bij, met de punten die je leidinggevende genoemd heeft, en ga opnieuw het gesprek. Er is een grote kans dat de ander er al heel anders instaat dan in het eerste gesprek, ofwel positiever! Probeer in dat geval samen naar meer mogelijke oplossingen te zoeken.

Wil je meer handige tips en freebies ontvangen van TOP Assistent? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief!

Verbindend communiceren

Communicatie

Communiceren is belangrijk voor de assistent. Het lijkt vanzelfsprekend, maar hoe je communiceert kan een groot verschil maken in hoe de samenwerking met collega’s verloopt.  Verbindend communiceren gaat iets verder dan alleen op een andere manier communiceren of de dingen aardiger zeggen. 

Met verbindend communiceren ga je denken in termen van samenwerking, verbinding en wederzijds respect. Het maakt je bewust van je eigen en andermans manier van communiceren en biedt je een oplossing.

Het toepassen van verbindend communiceren zorgt dat je:

  • duidelijkheid hebt over je eigen waarden;
  • een groeiend respect creëert voor de waarden en beleving van de ander;
  • efficiëntie bereikt bij het behalen van doelen;
  • leert omgaan met emoties en het scheppen van veiligheid in communicatie;
  • communicatieproblemen kunt voorkomen of oplossen.