8 Geheimen van vrouwen die stress hanteren als een echte girlboss

Balans in je werk, Carrière, Planning & Prioriteren, Time management

Stressbestendigheid is een term, die in veel vacatureteksten gebruikt wordt, als het gaat om de functie van assistent in al haar vormen. Het geldt voor de: officemanager, directiesecretaresse, management assistent, secretaresse, personal assistant, etc.

De ene collega heeft het dagelijks drukker dan de ander, maar voor de meeste assistenten geldt dat er regelmatig zeer drukke dagen bij zitten. In die dagen is het belangrijk dat je het hoofd een beetje koel houdt en je niet laat meeslepen met de stroom van stress en onrust. Dat doe je onder andere door goed te prioriteren en je niet af te leiden.

Lees ook mijn blogpost over Prioriteren door dingen NIET te doen! De NOT to-do-list!

Maar sommige vrouwen zijn erg goed in het hanteren van stress. Zo goed, dat je eigenlijk niet merkt als ze gestresst zijn. Of sterker nog: waarschijnlijk zijn ze niet eens gestresst! Terwijl anderen in dezelfde situatie het zweet op de bovenlip hebben staan, maken deze vrouwen zich veel minder druk of het allemaal wel goed komt. Zij hanteren de situatie en stress als een echte girlboss!

Lees hieronder wat deze vrouwen doen om te zorgen dat ze stressvrij door het leven gaan.

Wil je freebies ontvangen van TOP Assistent? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief!

#1. ZE ONTHOUDEN DAT ZE EERST MOETEN ADEMEN!

Deze vrouwen halen eerst diep adem, voordat ze de strijd aangaan. En ook mentaal houden ze zichzelf voor dat het geen zin heeft om te gaan stressen. In plaats daarvan denken ze eerst: “Adem in, adem uit”. Maar ook letterlijke zin is het nuttig om goed te ademen. Veel mensen – die stress ervaren – gaan ‘hoger’ ademen, vanuit hun borstkas. Om te kunnen ontspannen, is een buikademhaling beter. Als je dit niet direct onder de knie krijgt, probeer dan eens deze oefening: houdt 1 hand op je onderbuik en breng je ademhaling naar je hand. Probeer met je hand in 4 tellen met je ademhaling de hand omhoog te ademen. Dan 2 tellen vast houden en 4 tellen uit ademen. Oefen dit ongeveer een minuut en je bent helemaal relaxed.

#2. ZE WACHTEN EVEN VOORDAT ZE REAGEREN

Even een blokje omlopen of een nachtje ergens over slapen heeft zo zijn nut: het geeft je de tijd om je mening te formuleren, bij te stellen of om een (ander) plan te ontwikkelen bij een probleem. Maak hier dus gebruik van. Soms moet je snel in actie komen natuurlijk, maar in de meeste gevallen kun je er echt voor kiezen om even 5 minuten een cooldown te pakken om voor jezelf op een rijtje te zetten hoe je iets wilt en gaat aanvliegen.

#3. ZE ZEGGEN NEE

Alles accepteren en je verantwoordelijk voelen zorgen ervoor dat je een overload aan stress krijgt. Door taken te prioriteren en zaken te kiezen, waar je gepassioneerd en enthousiast van wordt, maak je jezelf op voor succes. Simpelweg doordat je geeft om wat je doet. Jouw leidinggevende, partner, moeder, kinderen en vrienden zullen dit (uiteindelijk) begrijpen. Zeg dus vaker “Nee” tegen dingen waar je eigenlijk geen tijd voor hebt en die niet jouw eerste prioriteit hebben.

#4. ZE PLANNEN TIJD VOOR ZICHZELF

Hoe lang is het geleden dat je echt eens iets hebt gedaan waar alleen JIJ zin in hebt? Dus niet wat er van je verwacht wordt of waar je deels in mee gegaan bent, bijvoorbeeld: naar een verjaardag gaan, winkelen met je partner en/of kind, lunch met iemand, etc. Nee…. ik bedoel dus echt iets voor jezelf: uren lang je favoriete Netflix serie bekijken bijvoorbeeld, alleen winkelen in een stad naar keuze, een lang bad nemen, naar de manicure, etc. Geef jezelf toestemming om niet alleen tijd met anderen door te brengen, maar ook tijd met jezelf!

#5. ZE NEMEN ‘GOED GENOEG’ ALS UITGANGSPUNT 

Een van de nadelige karaktereigenschappen van veel assistenten is perfectionisme. Het helpt je ook vaak om zaken accuraat te doen, maar je kunt niet altijd perfectie nastreven. Het brengt ook veel stress met zich mee als je dat continu doet. Laat deze hang naar perfectie dan ook geen vijand zijn van ‘goed’. Vaak moeten zaken gewoon afgehandeld worden en dan is het geen ramp als dit niet perfect gebeurt. En ja, je bent een mens dus maakt ook weleens fouten. So what? Maak daar niet telkens een punt van en ga verder waar je gebleven bent. Je bent hoe dan ook nog steeds goed genoeg!

#6. ZE HEBBEN EEN UITLAATKLEP NAAST HUN WERK 

Naar de sportschool, yoga, hardlopen, paardrijden, zingen, creatieve bezigheden of zelfs kickboksen. Wat je ook maar aanspreekt om te doen in je vrije tijd: zorg dat je een vaste hobby/ bezigheid hebt naast je werk, om stoom af te kunnen blazen. Zo neem je gericht afstand van de dagelijkse beslommeringen en van stress.

#7. ZE ZIJN GEORGANISEERD

Grote stressbronnen kunnen zijn dat je geen overzicht hebt van de dingen die je in een week moet doen en welke later gepland kunnen worden. En ook dat je ’s ochtends je sleutels niet kunt vinden of dat T shirt die bij je outfit past. Zorg daarom dat je overzicht creëert en houdt vaste plekken aan voor bepaalde spullen. Met de gratis alles-onder-controle lijst van TOP Assistent houd je overzicht en krijg je de dingen gedaan op de meest stressvolle dagen.

#8. ZE SLAPEN GENOEG!

En dat is echt super belangrijk! Deze vrouwen nemen genoeg slapen erg serieus, zodat de drukke dagen goed aan kunnen.
Het aantal uren slaap (idealiter tussen de 7 en 9 uur) maakt namelijk een groot verschil in hoe je stress hanteert! Want hoe kun je stress de baas zijn als je te weinig slaapt? Neem daarom op tijd rust en zorg ervoor dat je minimaal 1 uur voor je nachtrust geen TV kijkt of achter de laptop zit. Al die extra informatie, die je hiervan krijgt, zorgt ook voor overbelasting van je hersenen en kan meer stress veroorzaken.

Wil je meer lezen over stresshantering, lees dan ook mijn andere blogposts over Balans in je werk.

Herfstdip of winterblues?

Balans in je werk

Regen, kou, de dagen worden korter: je gaat in het donker naar je werk en komt in het donker weer thuis. En dan ben je hele dag op kantoor in het kunstlicht…. dat soms voor een neerslachtig gevoel zorgen.

Om echt te ontspannen ga ik graag een dag naar de spa. Of ik plan een vrije dag voor mezelf om te winkelen en koffie te drinken. Of ik blijf thuis om te lezen, schrijven of een serie te kijken. Wat doe jij tegen de herfstdip?

Nog inspiratie nodig? Lees dan deze tips.

Conflict op je werk met lastige leidinggevende… wat nu?

Balans in je werk, Communicatie, Werktips
Conflict met je leidinggevende?

Een conflict op het werk is vervelend. Er zijn soms managers die een conflicterende manier van communiceren hebben of hun ontevredenheid niet onder stoelen of banken schuiven….Ook kan het gebeuren dat je het niet eens bent over hoe degene – die je ondersteunt – doet of handelt.

Natuurlijk doe je er alles aan om de zaken niet hoog op te laten lopen bij een nauwe samenwerking zoals tussen assistent en manager/ CEO/ directeur. Maar soms gebeurt het toch: er ontstaat een conflict of een meningsverschil. Heel vervelend vinden de meeste mensen dat en dat is een natuurlijk gevoel.

Je bent ook ‘maar een mens’… 

Maar weet ook dat je allebei mensen bent en dat het nu eenmaal weleens kan gebeuren.Til er dus niet gelijk te zwaar aan als je het niet overal over eens bent. Anderzijds is het natuurlijk zeker niet de bedoeling dat jullie continue met elkaar in conclaaf gaan over alles. Bedenk je in dat geval ook heel goed of je echt geschikt bent om die persoon te ondersteunen…. Weet wat je rol is in de situatie. Als je veel met iemand in een discussie belandt kan het betekenen dat de rol van assistent niet bij je past of dat het type leidinggevende niet bij je past.

Even ervan uitgaande dat het slechts 1 keer of een enkele keer is voorgevallen, hierbij enkele tips in samenwerking-noodgevallen:

  1. Wanneer je emoties voelt opkomen (dat wil zeggen: je wordt boos of je voelt tranen opkomen), geef dan aan dat je even weg loopt uit de situatie en later terug komt.
  2. Wanneer je je (weer) rustig voelt, ga dan het gesprek aan en vraag aan je leidinggevende wat er aan de hand is. Probeer – hoe moeilijk misschien ook – te luisteren naar wat de ander precies dwars zit. Laat je emoties even los en focus op het doel: de oplossing voor dit probleem.
  3. Vraag ook wat hij/ zij van jou verwacht om dit probleem te tackelen en noteer deze punten om voor jezelf samen te vatten
  4. Herhaal wat de ander heeft gezegd om te checken of je het goed begrepen hebt. Dit geeft je ook tijd om na te denken of je aan deze wensen tegemoet kan komen ja/ nee.
  5. Probeer zelf met oplossingen te komen om tegemoet te komen aan de specifieke wensen van de ander en vraag of dit voor hem/ haar zou kunnen werken.
  6. Geef eerlijk aan wanneer je aan sommige wensen niet tegemoet kan komen en geef ook aan waarom. Houd de redenen bij jezelf. Bijvoorbeeld: je manager verwacht dat je over 2 dagen ’s avonds gaat notuleren bij een bepaalde vergadering, terwijl dit aanvankelijk niet de afspraak was. Jij hebt echter een andere afspraak op die avond , waardoor het lastig is om aan zijn/ haar verwachting te voldoen. Hij/ zij typeert dit als ‘inflexibel’ en wordt geïrriteerd of boos. Jij bent hier echter verontwaardigd over, omdat dit precies de avond is dat je bij je zieke moeder in het verzorgingstehuis op bezoek gaat. Wees eerlijk en geef aan dat je op die avond een andere verplichting hebt, die je niet kunt afzeggen. Geef vervolgens een mogelijke oplossing voor het probleem: kan iemand anders de vergadering notuleren? En is het goed als jij rond vraagt wie dat zou kunnen doen of wil je leidinggevende zelf iemand kunnen kiezen? Of kan de vergadering op een ander moment gepland worden, wanneer jij wel kunt? Voor veel problemen kunnen best andere oplossingen bedacht worden, als je in eerste instantie goed luistert naar wat de ander precies nodig heeft.
  7. Mocht de oplossing niet werken of je leidinggevende blijft star in zijn/ haar gedrag, zeg dan dat je dit jammer vindt en graag blijft meedenken voor een oplossing.
  8. Als je er samen niet uitkomt, laat het gesprek op een bepaald moment dan toch even rusten en stel voor om een vervolgafspraak te plannen om tot een oplossing te komen.
  9. Laat het woord oplossing vooral wat vaker vallen! Je wilt een oplossing voor het probleem!
  10. Pak bij het vervolggesprek het lijstje er weer bij, met de punten die je leidinggevende genoemd heeft, en ga opnieuw het gesprek. Er is een grote kans dat de ander er al heel anders instaat dan in het eerste gesprek, ofwel positiever! Probeer in dat geval samen naar meer mogelijke oplossingen te zoeken.

Wil je meer handige tips en freebies ontvangen van TOP Assistent? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief!

Grip op je tijd: Timemanagement 2.0

Balans in je werk, Planning & Prioriteren, Time management

Op een gegeven moment had ik een baan, waarbij er aan het einde van de dag nog zoveel te doen was, dat ik niet wist hoe ik alles af moest krijgen zonder over te werken. Alles kostte veel tijd: er moesten wekelijks contracten uitgeprint worden en verstuurd, tussendoor ging de telefoon continu, bleven de e-mails met vragen/ opdrachten/ afspraken maar binnen komen en was ik het eerste deel van de dag al kwijt aan alle taken die al in mijn mailbox stonden van de dagen ervoor….

Toen ik op een dag zoveel had liggen en vergeten was dat ik bij een belangrijke vergadering moest notuleren, dacht ik echt dat ik uit elkaar barstte! Hoe moest ik al dat werk verzetten, terwijl ik de komende 3 uur bij een vergadering moest zitten?!

Ik kon wel janken….

De directeur kwam mij ophalen en vroeg of alles okee was, want hij en zijn managers wachtten al 10 minuten op mij….. Toen hij mijn gezicht zag na die vraag, stuurde hij zijn managers weg om even koffie te gaan halen en vroeg mij om met hem in gesprek te gaan. Dit moment was voor mij een eyeopener: zo kon het niet langer. Ik besloot open kaart te spelen en gaf aan dat het werk te veel was om op tijd af te krijgen. Eigenlijk zag ik bijna op tegen deze vergadering, die nog eens 3 uur van mijn tijd zou kosten die dag.

We maakten voor later op de dag een afspraak om orde op zaken te gaan stellen en een goede inventarisering te maken van al mijn taken en werkzaamheden.  Na een uurtje hadden we een structuur en afspraken gemaakt over wanneer alles af moest zijn. Voor mijn gevoel moesten veel taken af op de dag zelf, het liefst binnen 24 uur.

Sommige taken mogen later

Na het gesprek met mijn directeur bleek dat sommige taken best een paar dagen later konden. Ik vroeg me gelijk af waarom ik dit zelf niet had bedacht. Een van mijn eerste leermomenten in mijn loopbaan als assistent….. Heb jij het idee dat je ook volloopt elke dag en vrijwel niets af krijgt? Denk er dan eens over na hoe je slimmer zou kunnen gaan werken, en niet harder te gaan werken!

Wil je meer tips  en freebies ontvangen over timemanagement, planning en carrière? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief van TOP Assistent! 

Waarom zelfvertrouwen je helpt bij je carrière

Balans in je werk, Carrière

Zelfvertrouwen is een groot goed. Het is niet automatisch voor iedereen weg gelegd en helaas ken ik veel collega-assistenten die er echt gebrek aan hebben. 

Soms worden zij onzeker gemaakt – door collega’s en/ of leidinggevende – maar vaker nog doen zij het zichzelf aan… Door te denken dat een dienstverlenende houding gelijk staat aan het woord ‘voetveeg’ of ‘twijfelaar’. 

Voor een assistent is zelfvertrouwen echter ontzettend belangrijk om je werk goed te kunnen uitoefenen. 

Ben jij iemand die niet snel het achterste van de tong laat zien tijdens een lastig gesprek? Of denk je dat je minder waard bent dan sommige andere collega’s? Dan is er echt werk aan de winkel. 

Deze gratis PDF ontvang je in je email via deze link. Hierin leg ik je uit waarom zelfvertrouwen belangrijk is en op de tweede pagina vind je een worksheet om zelf mee aan de slag te gaan! 

Een gezonde balans tussen werken en privé

Balans in je werk

Een goede balans tussen werk en privé is altijd een uitdaging voor mij geweest. Sinds een aantal jaren heb ik al de mogelijkheid om vanuit huis in te loggen op het email-account voor het werk, evenals de gezamenlijke werkschijf (G-schijf of Drive).

Eerder was er een token voor nodig. Met de komst van Google Drive  en het werken in de Cloud, hoeft dat bij heel veel bedrijven en organisaties niet meer en kun je overal – zelfs op het terras – inloggen in je werkaccount.

Zeker sinds de komst van de smartphone, ben ik er best gevoelig voor om mijn werk-email te checken in mijn privétijd. In de vakanties probeer ik mij te houden aan de tips om “geen (of zo min mogelijk) emails te checken tijdens je vakantie”. Maar in een verloren moment kan ik nog weleens voor de bijl gaan om een email direct te beantwoorden. En elke keer merk ik weer dat ik bij beide activiteiten (email en de privésituatie) er maar half bij ben en niet compleet geniet van mijn privétijd en tegelijkertijd moet opletten dat ik geen fouten maak tijdens het beantwoorden van de email.

Inmiddels heb ik de balans tussen werk en privé wel beter gevonden en raak ik niet meer oververmoeid van al die ballen omhoog houden (vooral in mijn hoofd). Vind hier een gratis stappenplan als jij wat hulp kunt gebruiken bij het vinden van die balans. Op het eerste blad staan de stappen beschreven en het tweede blad is een werkblad om voor jezelf uit werken.

Houd je hoofd koel en maak er een mooie balans van!