Herfstdip of winterblues?

Balans in je werk

Regen, kou, de dagen worden korter: je gaat in het donker naar je werk en komt in het donker weer thuis. En dan ben je hele dag op kantoor in het kunstlicht…. dat soms voor een neerslachtig gevoel zorgen.

Om echt te ontspannen ga ik graag een dag naar de spa. Of ik plan een vrije dag voor mezelf om te winkelen en koffie te drinken. Of ik blijf thuis om te lezen, schrijven of een serie te kijken. Wat doe jij tegen de herfstdip?

Nog inspiratie nodig? Lees dan deze tips.

Het leed dat notuleren heet….

Werktips

Ik zou best willen dat ik als assistent vrijwel alles goed kan.

Ik kan het regelen, plannen en organiseren van zaken (die ook bij dit werk horen) best goed. Maar er is één ding waarbij ik nog weleens de mist in ga en dat is notuleren/ verslag leggen van een vergadering. Bij mij kan het hierbij twee kanten op gaan: het is prima of het is eigenlijk gewoon totaal waardeloos! Zo… ik heb het gezegd!

Verslag afgekeurd

Nog niet zo lang geleden gebeurde mij het nog dat er keiharde kritiek kwam op mijn verslag. Ik was erg druk geweest met dit verslag en ik bedacht me “Hoe kan dit nu?! Ik ben toch zooo ervaren?” en ik voelde een pijnscheut mijn ego bereiken…

De volgende dag besloot ik de strijd met mijn ego aan te gaan en nog eens goed het verslag door te lezen. Ik constateerde dat de kritiek terecht was. En weer: Auw! De onderwerpen stonden verspreid door elkaar en ik had sommige zaken beter kunnen ‘clusteren’ onder dezelfde hoofdkop bijvoorbeeld. Daarnaast was de essentie van een specifiek onderwerp mager omschreven en had ik een definitie gegoogeld voor het verslag, maar de betekenis vanuit een andere branche over genomen. Zucht…

Tips bij notuleren

Uit deze harde les had ik toch een aantal dingen geleerd voor mezelf als ‘ervaren’ notulist:

  • Lees – naast taalfouten en correcte zinnen – het verslag nog eens goed door op de essentie van het onderwerp!
  • Denk niet dat je een verslag wel even in een handomdraai schrijft, ook al ben je ervaren op dat gebied!
  • Houd niet persé de volgorde aan van het verloop van de vergadering, maar cluster de onderwerpen – die bij elkaar horen – onder dezelfde alinea of het (sub)hoofdstuk in je verslag.
  • Check bepaalde definities/ termen bij je leidinggevende of bij een collega en ga niet googelen als je het niet zeker weet. Arceer dit gedeelte in het verslag en vraag ernaar, voordat je het verslag inlevert of verstuurt.
  • Laat een collega – die goed is in verslaglegging en/of taal – met je meelezen en vraag of hij/ zij begrijpt waar dit verslag over gaat. En vraag om tips.
  • Werk een verslag het liefst binnen 48 uur na de vergadering uit. Zo heb je nog scherp hoe en wat iemand zei over een bepaalde onderwerp en kun je nog beter de essentie van de onderwerpen eruit pakken.
  • Gebruik deze handige tips (PDF) voordat je gaat notuleren.

Meer handige tips en freebies ontvangen? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief van TOP Assistent!

Conflict op je werk met lastige leidinggevende… wat nu?

Balans in je werk, Communicatie, Werktips
Conflict met je leidinggevende?

Een conflict op het werk is vervelend. Er zijn soms managers die een conflicterende manier van communiceren hebben of hun ontevredenheid niet onder stoelen of banken schuiven….Ook kan het gebeuren dat je het niet eens bent over hoe degene – die je ondersteunt – doet of handelt.

Natuurlijk doe je er alles aan om de zaken niet hoog op te laten lopen bij een nauwe samenwerking zoals tussen assistent en manager/ CEO/ directeur. Maar soms gebeurt het toch: er ontstaat een conflict of een meningsverschil. Heel vervelend vinden de meeste mensen dat en dat is een natuurlijk gevoel.

Je bent ook ‘maar een mens’… 

Maar weet ook dat je allebei mensen bent en dat het nu eenmaal weleens kan gebeuren.Til er dus niet gelijk te zwaar aan als je het niet overal over eens bent. Anderzijds is het natuurlijk zeker niet de bedoeling dat jullie continue met elkaar in conclaaf gaan over alles. Bedenk je in dat geval ook heel goed of je echt geschikt bent om die persoon te ondersteunen…. Weet wat je rol is in de situatie. Als je veel met iemand in een discussie belandt kan het betekenen dat de rol van assistent niet bij je past of dat het type leidinggevende niet bij je past.

Even ervan uitgaande dat het slechts 1 keer of een enkele keer is voorgevallen, hierbij enkele tips in samenwerking-noodgevallen:

  1. Wanneer je emoties voelt opkomen (dat wil zeggen: je wordt boos of je voelt tranen opkomen), geef dan aan dat je even weg loopt uit de situatie en later terug komt.
  2. Wanneer je je (weer) rustig voelt, ga dan het gesprek aan en vraag aan je leidinggevende wat er aan de hand is. Probeer – hoe moeilijk misschien ook – te luisteren naar wat de ander precies dwars zit. Laat je emoties even los en focus op het doel: de oplossing voor dit probleem.
  3. Vraag ook wat hij/ zij van jou verwacht om dit probleem te tackelen en noteer deze punten om voor jezelf samen te vatten
  4. Herhaal wat de ander heeft gezegd om te checken of je het goed begrepen hebt. Dit geeft je ook tijd om na te denken of je aan deze wensen tegemoet kan komen ja/ nee.
  5. Probeer zelf met oplossingen te komen om tegemoet te komen aan de specifieke wensen van de ander en vraag of dit voor hem/ haar zou kunnen werken.
  6. Geef eerlijk aan wanneer je aan sommige wensen niet tegemoet kan komen en geef ook aan waarom. Houd de redenen bij jezelf. Bijvoorbeeld: je manager verwacht dat je over 2 dagen ’s avonds gaat notuleren bij een bepaalde vergadering, terwijl dit aanvankelijk niet de afspraak was. Jij hebt echter een andere afspraak op die avond , waardoor het lastig is om aan zijn/ haar verwachting te voldoen. Hij/ zij typeert dit als ‘inflexibel’ en wordt geïrriteerd of boos. Jij bent hier echter verontwaardigd over, omdat dit precies de avond is dat je bij je zieke moeder in het verzorgingstehuis op bezoek gaat. Wees eerlijk en geef aan dat je op die avond een andere verplichting hebt, die je niet kunt afzeggen. Geef vervolgens een mogelijke oplossing voor het probleem: kan iemand anders de vergadering notuleren? En is het goed als jij rond vraagt wie dat zou kunnen doen of wil je leidinggevende zelf iemand kunnen kiezen? Of kan de vergadering op een ander moment gepland worden, wanneer jij wel kunt? Voor veel problemen kunnen best andere oplossingen bedacht worden, als je in eerste instantie goed luistert naar wat de ander precies nodig heeft.
  7. Mocht de oplossing niet werken of je leidinggevende blijft star in zijn/ haar gedrag, zeg dan dat je dit jammer vindt en graag blijft meedenken voor een oplossing.
  8. Als je er samen niet uitkomt, laat het gesprek op een bepaald moment dan toch even rusten en stel voor om een vervolgafspraak te plannen om tot een oplossing te komen.
  9. Laat het woord oplossing vooral wat vaker vallen! Je wilt een oplossing voor het probleem!
  10. Pak bij het vervolggesprek het lijstje er weer bij, met de punten die je leidinggevende genoemd heeft, en ga opnieuw het gesprek. Er is een grote kans dat de ander er al heel anders instaat dan in het eerste gesprek, ofwel positiever! Probeer in dat geval samen naar meer mogelijke oplossingen te zoeken.

Wil je meer handige tips en freebies ontvangen van TOP Assistent? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief!

Grip op je tijd: Timemanagement 2.0

Balans in je werk, Planning & Prioriteren, Time management

Op een gegeven moment had ik een baan, waarbij er aan het einde van de dag nog zoveel te doen was, dat ik niet wist hoe ik alles af moest krijgen zonder over te werken. Alles kostte veel tijd: er moesten wekelijks contracten uitgeprint worden en verstuurd, tussendoor ging de telefoon continu, bleven de e-mails met vragen/ opdrachten/ afspraken maar binnen komen en was ik het eerste deel van de dag al kwijt aan alle taken die al in mijn mailbox stonden van de dagen ervoor….

Toen ik op een dag zoveel had liggen en vergeten was dat ik bij een belangrijke vergadering moest notuleren, dacht ik echt dat ik uit elkaar barstte! Hoe moest ik al dat werk verzetten, terwijl ik de komende 3 uur bij een vergadering moest zitten?!

Ik kon wel janken….

De directeur kwam mij ophalen en vroeg of alles okee was, want hij en zijn managers wachtten al 10 minuten op mij….. Toen hij mijn gezicht zag na die vraag, stuurde hij zijn managers weg om even koffie te gaan halen en vroeg mij om met hem in gesprek te gaan. Dit moment was voor mij een eyeopener: zo kon het niet langer. Ik besloot open kaart te spelen en gaf aan dat het werk te veel was om op tijd af te krijgen. Eigenlijk zag ik bijna op tegen deze vergadering, die nog eens 3 uur van mijn tijd zou kosten die dag.

We maakten voor later op de dag een afspraak om orde op zaken te gaan stellen en een goede inventarisering te maken van al mijn taken en werkzaamheden.  Na een uurtje hadden we een structuur en afspraken gemaakt over wanneer alles af moest zijn. Voor mijn gevoel moesten veel taken af op de dag zelf, het liefst binnen 24 uur.

Sommige taken mogen later

Na het gesprek met mijn directeur bleek dat sommige taken best een paar dagen later konden. Ik vroeg me gelijk af waarom ik dit zelf niet had bedacht. Een van mijn eerste leermomenten in mijn loopbaan als assistent….. Heb jij het idee dat je ook volloopt elke dag en vrijwel niets af krijgt? Denk er dan eens over na hoe je slimmer zou kunnen gaan werken, en niet harder te gaan werken!

Wil je meer tips  en freebies ontvangen over timemanagement, planning en carrière? Meld je dan aan voor de gratis nieuwsbrief van TOP Assistent! 

Carrièremogelijkheden voor de assistent

Carrière, Nieuwe baan

In de wereld van de management assistent en (afdelings)secretaresse heeft een verandering plaats gevonden en deze verandering zet door. Dit biedt mogelijkheden op andere vlakken en mogelijkheden om verder te groeien als assistent!

Het Rendement kopte in november vorig jaar al: “Secretaresse verdwijnt, maar niet voor de directie”

En ook geeft het artikel aan: “Het blijkt nu dat het aantal secretaresses de afgelopen 10 jaar met ruim 40% is gedaald. Het aantal directiesecretaresses en personal assistants die als co-manager optreden, zit juist in de lift.”

En ook RTL Nieuws rept in april 2017 over de “Secretaressedag met zwart randje: in drie jaar tijd 11.000 secretaresses minder” Echter ook in dit artikel wordt geschreven over nieuwe mogelijkheden als assistent. De nieuwe assistent:

  • Beschikt over HBO werk- en denkniveau
  • Is een superregelaar
  • Is een sparringpartner voor degene die hij/ zij ondersteunt

Mocht deze functie echter niet voor jou zijn weg gelegd, dan zijn er nog talloze andere mogelijkheden om te gaan doen met jouw ervaring! Begin bijvoorbeeld als ZZP’er.

Wil je weten welke nieuwe carrièrekansen er voor je liggen als assistent? Hierbij een lijst met ideeën: 

  • Virtueel Assistent
  • Event Planner
  • Blogger
  • Notulist
  • Assistent a.i.
  • Socialmedia contentschrijver
  • Contentmanager websites
  • E-book schrijver
  • Presentatie maker (powerpoint)
  • Communicatie medewerker/ ondersteuner
  • Van je hobby je beroep maken

Wil je weten hoe jezelf goed in de markt te zetten bij ontslag in de (nabije) toekomst? Check dan mijn blogpost over Survivaltips bij (naderend) ontslag.

En wist je dat zelfvertrouwen je echt verder helpt bij jouw carrière? Check hiervoor mijn andere blogpost

Verbindend communiceren

Communicatie

Communiceren is belangrijk voor de assistent. Het lijkt vanzelfsprekend, maar hoe je communiceert kan een groot verschil maken in hoe de samenwerking met collega’s verloopt.  Verbindend communiceren gaat iets verder dan alleen op een andere manier communiceren of de dingen aardiger zeggen. 

Met verbindend communiceren ga je denken in termen van samenwerking, verbinding en wederzijds respect. Het maakt je bewust van je eigen en andermans manier van communiceren en biedt je een oplossing.

Het toepassen van verbindend communiceren zorgt dat je:

  • duidelijkheid hebt over je eigen waarden;
  • een groeiend respect creëert voor de waarden en beleving van de ander;
  • efficiëntie bereikt bij het behalen van doelen;
  • leert omgaan met emoties en het scheppen van veiligheid in communicatie;
  • communicatieproblemen kunt voorkomen of oplossen.